Pour demander un rendez-vous par mail, écrivez trois paragraphes au plus : pourquoi cette personne, ce qu'elle y gagne, puis une question qui propose un jour et une durée, sans lien. Chez Mealz, un premier message court qui proposait d'échanger ouvrait une prospection par email, LinkedIn et téléphone : 30 rendez-vous en 3 mois sur 300 comptes (bilan de septembre 2026).
Par Louis Deslus, fondateur d'EraB2B, qui fait de la prospection depuis 2017 et comptait déjà plus d'un million d'emails envoyés en décembre 2023. Les règles qui suivent viennent de ses vidéos, datées dans le texte, et des cas clients publiés de l'agence. Elles valent pour un prospect, un partenaire ou un recruteur.
Les six étapes pour demander un rendez-vous par mail
1. Donnez une raison d'écrire à cette personne-là
Pour Sintorin, qui cherchait des cabinets de gestion de patrimoine, les contacts venaient des abonnés d'une page spécialisée, des participants d'un salon patrimonial et d'un classement du secteur. Chaque approche partait de l'endroit où la personne avait été repérée, et Louis lui attribue les 11 % de réponse obtenus (témoignage publié en décembre 2025).
Sans signal sur la personne, une seule information utile suffit : un chiffre de son marché, une innovation, une actualité de son entreprise. C'est sur cette base que reposait le premier mail envoyé pour Mealz.
2. Écrivez un objet de trois mots au plus
Dans une vidéo de décembre 2023, Louis limite l'objet à trois mots : un mot banal qui intrigue, une question, ou le prénom suivi d'un point d'interrogation. Pour un loueur d'ordinateurs, l'objet peut être "ordinateur". Testez deux objets sur une partie de votre liste avant d'envoyer le reste (le passage de la vidéo sur l'objet). En 2023, Louis gardait l'objet au meilleur taux d'ouverture ; depuis sa masterclass de janvier 2026, qui juge les ouvertures faussées, départagez-les sur les réponses.
3. Ouvrez sur le destinataire
La première phrase parle du destinataire : ce que vous avez vu de son entreprise, de son poste ou de son marché. Votre société tient en une ligne, ensuite. Dans la même vidéo, Louis limite le mail entier à trois paragraphes : une accroche personnalisée, une offre qui répond à un problème du lecteur, un appel à l'action.
4. Donnez la durée et le format du rendez-vous
Le format dépend de la cible. Chez Sintorin, une partie des conseillers en gestion de patrimoine demandait à être rappelée par téléphone plutôt qu'en visio, et Louis fait la même remarque pour des restaurateurs dans une vidéo de janvier 2025. Pour un premier échange, l'appel de découverte de Traction était cadré à 15 ou 20 minutes.
5. Terminez par une question sur un moment précis
Une question fermée qui nomme un moment obtient un oui, un non ou une contre-proposition. Louis donne ces fins de mail : "Êtes-vous disponible jeudi après-midi pour qu'on en parle ?", "On en parle mardi après-midi ?", ou une question sur la situation du prospect. Un seul moment suffit dans un premier mail à froid. Trois créneaux précis et le lien d'agenda viennent une fois le oui obtenu.
Formulations qui appellent une réponse | Formulations à éviter |
|---|---|
"Êtes-vous disponible jeudi après-midi pour en parler 15 minutes ?" | "Est-ce que cela pourrait vous intéresser dans le futur ?" |
"Achetez-vous ou louez-vous vos ordinateurs ?" | "On en reparle bientôt." |
"Souhaitez-vous que je vous envoie une vidéo de moins d'une minute sur ce point ? Si oui, répondez Go." | "Quand seriez-vous disponible ?" |
"Je me permets de solliciter un échange de 20 minutes, par téléphone. Seriez-vous disponible [jour] à [heure] ?" | "Je me permets de vous relancer, car je n'ai pas eu de retour." |
6. Gardez un format nu : texte brut, signature sans image, aucun lien
Dans sa masterclass sur la délivrabilité de janvier 2026, Louis demande un premier mail sans image, sans pièce jointe et sans lien, signature comprise. Signez de votre prénom, de votre nom et de votre spécialité, adaptée à la cible : "spécialiste du transport logistique" pour une campagne vers des transporteurs. Le lien d'agenda a sa section plus bas, et la partie technique est dans notre guide de délivrabilité.
Cinq modèles pour demander un rendez-vous par mail
Les crochets sont à remplacer, et aucun modèle ne dépasse trois paragraphes. Seul le dernier, pour une candidature, porte un lien d'agenda. D'autres exemples orientés vente sont dans nos exemples de mails de prospection.
Modèle 1 : un prospect que vous ne connaissez pas
Objet : [un mot sur son sujet] ?
Bonjour [Prénom],
J'ai vu [le signal : votre recrutement de deux commerciaux, votre stand au salon X, l'ouverture de votre site à Lyon].
Nous aidons [type d'entreprise] à [résultat concret], comme [client comparable, avec un résultat réel que vous pouvez montrer].
Êtes-vous disponible [jeudi après-midi] pour en parler 15 minutes au téléphone ?
[Prénom Nom], [spécialité]
Modèle 2 : un contact rencontré (networking)
Objet : Suite à [événement]
Bonjour [Prénom],
Nous avons échangé à [événement] sur [sujet précis], et votre remarque sur [point] m'est restée.
J'aimerais poursuivre 20 minutes, en visio ou autour d'un café, pour voir si [piste de collaboration concrète] tient de votre côté.
Mardi à 9 h ou jeudi à 14 h, l'un des deux vous convient-il ?
[Prénom Nom], [poste], [entreprise]
Modèle 3 : une demande d'avis, pour une cible qui se méfie des commerciaux
Objet : Votre avis ?
Bonjour [Prénom],
Je suis [rôle proche du sien] chez [entreprise]. Nous préparons [offre en cours de développement] pour des équipes comme la vôtre, et une question ne peut être tranchée que par des [CTO, directeurs financiers] : [question précise].
Accepteriez-vous un échange de 20 minutes la semaine prochaine pour me donner votre avis ? Je vous montre où nous en sommes, sans présentation commerciale.
[Prénom Nom], [poste]
La question doit être réelle. Chez Froggit, Christophe améliorait vraiment son offre avec les réponses.
Modèle 4 : une invitation à un événement
Objet : [Nom de l'événement]
Bonjour [Prénom],
Le [date], [organisateur] réunit [qui] autour de [thème], avec [intervenant ou format].
Il y sera question de [deux sujets qui touchent son poste].
Souhaitez-vous que je vous réserve une place ?
Modèle 5 : une candidature ou un entretien d'information
Objet : Candidature [intitulé du poste]
Bonjour [Prénom],
J'ai postulé au poste de [intitulé]. [Une phrase sur ce que vous apporteriez à son équipe, avec un fait vérifiable.]
Je vous propose un premier appel de 15 minutes pour faire connaissance : [lien vers votre agenda], ou répondez avec le moment qui vous arrange.
Belle journée,
[Prénom Nom]
Ici, le lien d'agenda a sa place : le recruteur attend votre dossier. Dans sa vidéo de février 2023 sur la recherche d'emploi, Louis y proposait des créneaux de 15 minutes, "parce que le temps des recruteurs est assez précieux".
Adapter la demande au destinataire
Un profil technique : écrivez comme un pair. "Les techs sont réfractaires à la prospection, à la publicité et ils sont très regardants justement sur ça. [...] Donc il faut vraiment les approcher comme des pairs", dit Christophe, de Froggit, dont les mails étaient signés par un CTO.
Un grand compte : écrivez à plusieurs personnes du même compte. Chez Mealz, le directeur e-commerce d'une grande marque peut travailler avec 5, 10 ou 15 personnes, et nous écrivons à toutes celles que l'offre peut concerner.
Ce que nos campagnes montrent sur les demandes qui obtiennent une réponse
Quatre cas clients publiés décrivent ce que demandait le premier mail. Les taux viennent des clients ou de nos relevés. Ils ne se comparent pas sans regarder la cible et ce qui était demandé.
Client | Cible | Ce que le premier mail demandait | Résultat publié |
|---|---|---|---|
Directeurs e-commerce de marques alimentaires, environ 300 en France | Un échange, sans argumentaire, appuyé sur un chiffre du marché, une innovation ou une actualité | 30 rendez-vous en 3 mois sur 300 comptes, avec LinkedIn et le téléphone en parallèle (bilan de septembre 2026) | |
CTO et profils techniques | Un avis sur une offre en cours de développement, dans un mail signé par un CTO | Plus de 150 rendez-vous en 6 mois, email et LinkedIn ; environ 12 % de réponse sur les meilleures campagnes email, selon Christophe | |
Responsables RSE de grandes entreprises de la région parisienne | Une inscription à des tables rondes, le 15 avril 2026 | Jusqu'à 21 % de réponse par email, sur 1 500 personnes contactées ; 215 inscrits pour un objectif d'une centaine | |
Cabinets de gestion de patrimoine | Un échange, avec la raison précise du contact (salon, page suivie, classement) | 11 % de réponse et 29 rendez-vous qualifiés en 3 mois, sur environ 2 500 cabinets (témoignage de décembre 2025) |
Quand la cible se méfie, demandez moins qu'un rendez-vous commercial : un avis, comme chez Froggit, ou une place à des tables rondes, comme chez Sud Radio, où une partie des contacts venait aussi du réseau d'un journaliste de la station.
"On n'est pas là forcément pour balancer tous les arguments de vente dès le premier mail. L'idée, c'est plutôt de proposer de discuter, proposer de se voir." César, Mealz
Les erreurs à éviter
Une fin qui ne demande rien. "On en reparle bientôt" n'appelle aucune réponse. Louis range cette formule du côté de ceux "qui osent pas vendre".
Juger une demande sur le taux d'ouverture. Les ouvertures sont faussées (ouvertures automatiques sur iOS, protections des grands comptes) et leur suivi fait tomber en spam, explique Louis dans sa masterclass de janvier 2026. Comptez les réponses, les réponses positives et les rendez-vous. Les campagnes de Traction sont pilotées ainsi.
S'arrêter au premier silence. Une absence de réponse ne ferme pas le compte. Chez Mealz, elle déclenche la tentative suivante.
Lien d'agenda et vidéo : quand les envoyer
Lien d'agenda : jamais dans le premier mail à froid, toujours après le oui
La même masterclass interdit tout lien dans un premier mail de prospection. Un même lien répété dans des mails différents est un motif que les filtres antispam reconnaissent, et beaucoup de comptes bloquent les mails qui en contiennent. Sa règle : "Le but d'un email, c'est pas d'avoir des clics dans la prospection, c'est d'avoir des réponses, d'engager des discussions." S'il faut un lien, demandez d'abord si la personne le veut, puis envoyez-le dans la relance. Quand la personne a accepté, le lien d'agenda évite les allers-retours sur les créneaux.
Pour cette prise de rendez-vous, nous utilisons Fillout plutôt que Calendly. Louis y demande toujours le numéro de téléphone en premier, pour rappeler ceux qui abandonnent le formulaire. Les autres outils sont comparés dans notre article sur les alternatives à Calendly.
Louis compare les outils de prise de rendez-vous dans une vidéo d'août 2025, et y montre l'alternative à Calendly que nous utilisons :
Une vidéo de moins d'une minute, proposée avant d'être envoyée
Une courte vidéo peut porter votre demande, à deux conditions données par Louis dans une vidéo de janvier 2025 sur la prospection vidéo : moins d'une minute, et hébergée sur YouTube en non répertorié plutôt que sur Loom, dont les liens sont bloqués par les systèmes de sécurité des grands comptes. Dans un ajout au montage de la même vidéo, il ne la place plus dans le premier mail. Il demande : "Est-ce que vous souhaitez que je vous envoie une vidéo de X secondes qui vous apprend X ? Si oui, répondez Go à ce mail." Le lien part dans la relance.
Suivi et relance : que faire après l'envoi ?
Prévoyez trois messages en tout : le premier mail, puis deux relances, espacées de 4 à 9 jours mais jamais 7, pour ne pas retomber le même jour de la semaine (vidéo de Louis de décembre 2023). La première relance part en réponse au premier mail, sans nouvel objet ; la dernière propose de répondre par un chiffre, de 1 (intéressé, on en parle mardi) à 3 (ne me contactez plus). Le contenu de chaque relance, avec des modèles, est détaillé dans notre article sur la relance par mail.
Après le oui
Envoyez une confirmation courte : un objet qui porte la date et l'heure, puis la durée, le lien de visio ou le numéro à appeler. Avant un rendez-vous pris en ligne, Louis envoie des mails à J-3, J-2 et J-1 qui donnent de la valeur, une information ou une vidéo, plutôt que de simples rappels (vidéo d'août 2025).
FAQ
Comment solliciter un rendez-vous par mail de façon formelle ?
Même structure en trois paragraphes, registre changé : "Madame, Monsieur", une phrase sur la raison de la demande, puis "Je me permets de solliciter un entretien de 20 minutes, par téléphone ou en visio. Seriez-vous disponible [jour] à [heure] ?" Signez "Bien cordialement".
Quelle est la longueur idéale d'un mail de demande de rendez-vous ?
Trois paragraphes au plus, question finale comprise, et un objet de trois mots au plus. Ce sont les règles que Louis donne dans sa vidéo du 18 décembre 2023.
Faut-il mettre un lien Calendly dans le mail ?
Pas dans un premier mail à froid : un lien augmente le risque de spam. Obtenez d'abord un oui, puis envoyez le lien. Pour un destinataire qui attend votre message, comme un recruteur après votre candidature, le lien d'agenda fait gagner un échange.
Quand relancer si je n'ai pas de réponse ?
Entre 4 et 9 jours après le premier mail, jamais 7, avec trois messages en tout : le premier mail et deux relances.
Mail ou LinkedIn pour demander un rendez-vous ?
Les deux, sur les mêmes personnes. Pour Mealz, email, LinkedIn et appel visaient les mêmes prospects en même temps : quand le téléphone sonne, le prospect a déjà reçu l'email ou le message LinkedIn.
Avant d'envoyer : la vérification en 6 points
La première phrase parle du destinataire et dit pourquoi lui.
L'objet tient en trois mots au plus.
Le mail tient en trois paragraphes, sans lien, sans image, sans pièce jointe.
La durée et le format du rendez-vous sont écrits.
La dernière phrase est une question sur un moment précis.
Les deux envois suivants sont prêts, à 4 à 9 jours d'écart.
Si vos demandes de rendez-vous restent sans réponse, réservez un diagnostic de prospection gratuit.
